PYN Fund Management Oy:n rahasto-osuusrekisterin tietosuojaseloste

1.    YLEISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja PYN Fund Management Oy (Y-tunnus: 0665275-5) (”PYN”, ”yhtiö” tai ”me”) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen suojaamiseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”sinä” tai ”rekisteröity” tai ”henkilö”) koskevia tietoja, joista henkilö on tunnistettavissa tai voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännössä on määritelty.

Tätä tietosuojaselostetta noudatetaan yhtiön erikoissijoitusrahaston rahasto-osuusrekisterin yhteydessä käsiteltäviin henkilötietoihin. Tämän tietosuojaselosteen lisäksi PYN Fund Management Oy:llä on erillinen asiakastietoja ja muiden ulkoisten sidosryhmien henkilötietoja koskeva tietosuojaseloste, johon voit tutustua PYN:n internetsivuilla.

2.    REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

PYN Fund Management Oy

Osoite: PL 139, 00101 Helsinki (Mannerheiminaukio 1 E)

Sähköposti:

Puhelin: 09-270 70 400

www.pyn.fi

 

Yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Eino Laitinen

Sähköposti:

3.    HENKILÖTIETORYHMÄT, TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

Keräämme vain sellaisia Henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Keräämme seuravia henkilötietoja erikoissijoitusrahaston rahasto-osuudenomistajista:

Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä
Yhteystiedot Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asuinvaltio ja pankkiyhteyden tiedot.
Tuntemistiedot Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, syntymäpaikka, kansalaisuudet ja kopio henkilöllisyystodistuksesta. Yhtiöllä on velvollisuus kerätä ja dokumentoida tuntemistiedot, esimerkiksi ottamalla kopio passista, ajokortista tai muusta vastaavasta. Tuntemistiedot voidaan saada myös Tupas-tunnistautumisen kautta.
Asiakkuuteen ja rahastosijoitukseen liittyvät tiedot Sijoitustilin tiedot, tapahtumatiedot, raportointia koskevat tiedot ja henkilön luokittelua ja roolia varten tarvittavat tiedot.
Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot Rekisteröidyn nimi, syntymäaika ja henkilötunnus, oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet, henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta; tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä.
Muut lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvät tiedot Rekisteröidyn verotusmaa ja ulkomainen verorekisterinumero.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi, kuten verolainsäädännön ja terrorismin rahoittamisen ja rahanpesun estämistä koskevan lainsäädännön ja kirjanpitolainsäädännön velvoitteiden hoitamiseksi. Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä myös yhtiön palveluiden tuottamiseksi ja asiakkaan palvelemiseksi.

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään rahasto-osuuksien merkinnän yhteydessä (sähköinen merkintäilmoitus tai lomakkeella tehtävä merkintäilmoitus) tai muutoin asiakassuhteen aikana taikka yhtiön verkkosivujen tai muiden sähköisten sovellusten kautta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä rekisteröidyn edustajalta tai asiamieheltä. PYN käyttää tiedonhakuun myös viranomaisten ylläpitämiä julkisia rekistereitä ja luottotietorekisteriä sekä tarvittaessa muita luotettavia julkisia lähteitä. Lisäksi PYN:n asiakkaat voivat toimittaa tosiasiallisten edunsaajien henkilötietoja lainsäädännön niin edellyttäessä.

4.    HENKIKÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA KÄSITTELYPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakkaan ja yhtiön välisen sopimussuhteen velvoitteiden hoitaminen sekä yhtiötä koskevan lainsäädännön vaatimusten ja viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvien velvoitteiden, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, asiakkaan tunnistamis- ja tuntemisvelvollisuus sekä raportointiin ja riskienhallintaan liittyvät velvollisuudet. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakaspalvelun ja asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakasviestintään sekä liiketoiminnan kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus yhtiön ja rekisteröidyn välillä, joka perustuu yhtiön rahasto-osuuden merkitsemiseen. Lisäksi käsittelyn oikeusperusteena on yhtiön lakisääteiset velvoitteet. Asiakasviestinnän ja palveluiden ylläpidon osalta tarpeellinen henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhtiön oikeutettuun etuun. Kun Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yhtiön oikeutettua etua.

5.    HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Rahasto-osuusjärjestelmistä poistetaan henkilötiedot, kun lainsäädännöstä ei muuta johdu, eivätkä henkilötiedot enää ole tarpeen liiketoiminnan kannalta. Pääsääntöisesti henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan kymmenen vuoden kuluttua rahasto-osuuksien lunastamisesta ja asiakassuhteen päättymisestä, ellei lainsäädännössä edellytetä säilyttämään henkilötietoja pidempään. Myös rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan lainsäädännön mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään pääsääntöisesti viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä.

PYN poistaa rekisteröidyn henkilötiedot myös, jos rekisteröity itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Henkilötietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää yhtiötä säilyttämään henkilötietoja, tai muu taho on hakenut turvaamistoimipäätöstä henkilötiedoille.

  • Lisätietoja henkilötietojen säilytysajoista saa pyydettäessä.

6.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA MUUT VASTAANOTTAJAT

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita. Varmistamme sopimusvelvoitteilla, että nämä tahot käsittelevät henkilötietoja asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn voivat osallistua esimerkiksi IT- järjestelmiä sekä talous- ja lakipalveluita sekä viestintä- ja markkinointipalveluita tarjoavat yhteistyökumppanit.

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön ja viranomaisten määräysten edellyttämissä tilanteissa esimerkiksi Finanssivalvonnalle Verohallinnolle, poliisille tai ulosottoviranomaiselle sekä rahaston säilytysyhteisölle. Säilytysyhteisön tehtävänä on varmistua siitä, että rahaston toiminnassa noudatetaan lainsäädäntöä, rahaston sääntöjä ja viranomaismääräyksiä sekä hoitaa muita säilytysyhteisölle lainsäädännön mukaan kuuluvia tehtäviä.

Lisäksi voimme joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Voimme myös joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli olemme osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä taikka yritysjärjestelyssä.

  • Lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista saa pyydettäessä.

7.    HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLLE

Tämän tietosuojaselosteen nojalla käsiteltäviä henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötietojen suojaaminen on osa PYN:n tietosuojaa ja riskienhallintaa. Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

9.    REKISTERÖIDYN OIKEUDET OMIIN HENKILÖTIETOIHINSA

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet henkilötietoihinsa.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista.
Oikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännössä asetettujen edellytysten mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

PYN pyrkii myös oma-aloitteisesti poistamaan ja korjaamaan havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, PYN rajoittaa tietoihin pääsyä.

Oikeus käsittelyn vastustamiseen Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan luettuna profilointi Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vastustaa automaatista päätöksentekoa.
Oikeus peruuttaa suostumus Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Perumisella ei ole vaikutusta sitä edeltävään käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Kun haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, tee meille sitä koskeva pyyntö postitse tai sähköpostitse. yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa.

Varaudu siihen, että tarkistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen antamista, minkä takia voimme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöösi kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos emme voi suostua pyyntöösi, ilmoitamme siitä kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) esimerkiksi PYN:n lakisääteisen velvoitteen tai lakisääteisen oikeuden johdosta.

10.  OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät tästä.

11.  MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Kehitämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on saatavilla yhtiön toimipisteessä ja internetsivuilta.

Tietosuojaseloste on julkaistu 28.1.2020