Osuusrekisterin tietosuojaseloste

PYN Fund Management Oy:n rahasto-osuusrekisterin tietosuojaseloste

Tällä tietosuojaselosteella täytetään EU:n tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklojen mukainen informointivelvollisuus rekisteröidyille henkilöille.

Rekisterinpitäjä

PYN Fund Management Oy (jäljempänä ”PYN”)
Osoite: PL 139, 00101 Helsinki (Mannerheiminaukio 1 E)
Puhelin: 09-270 70 400
Kotisivu: www.pyn.fi
Yhteyshenkilö: Eino Laitinen
Sähköposti: if.ny1566628915p@ofn1566628915i1566628915

Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Rahasto-osuusrekisteri.

Rekisterin julkisuus

Rekisterin tiedot eivät ole julkisia.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on täyttää lainsäädännön vaatimukset sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvat velvoitteet, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, asiakkaan tunnistamis- ja tuntemisvelvollisuus sekä raportointiin ja riskienhallintaan liittyvät velvollisuudet. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalvelu, viestinnän ja asiakassuhteen hoitaminen ja liiketoiminnan kehittäminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä itseltään saatuun suostumukseen tai kun kyse on suoramarkkinoinnista, henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaiseen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun toteuttaa suoramarkkinointitoimintaa. PYN ei käytä henkilötietoja automaattisessa päätöksenteossa.

Rekisterin tietosisältö

PYN:in ylläpitämä rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoryhmiä PYN Elite Erikoissijoitusrahaston rahasto-osuudenomistajista:

Tuntemistiedot: Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, syntymäpaikka, kansalaisuudet. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus kerätä ja dokumentoida tuntemistiedot esimerkiksi ottamalla kopio passista, ajokortista tai muusta vastaavasta. Tuntemistiedot voidaan saada myös Tupas-tunnistautumisen kautta.

Yhteystiedot: Puhelinnumerot, osoitteet (ml. postiosoite), sähköpostiosoitteet, asuinvaltio sekä pankkiyhteyden tiedot.

Asiakkuuteen ja rahastosijoitukseen liittyvät tiedot: Sijoitustilin tiedot, tapahtumatiedot, raportointia koskevat tiedot ja henkilön luokittelua ja roolia varten tarvittavat tiedot.

Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: Verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröinti perustuu rekisteröidyltä itseltään, hänen edustajaltaan tai asiamieheltä saatuun tietoon. Lisäksi PYN käyttää tiedonhakuun viranomaisten ylläpitämiä julkisia rekistereitä ja luottotietorekisteriä sekä tarvittaessa muita luotettavia julkisia lähteitä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen luovuttaminen kolmansiin maihin

Tietoja luovutetaan lainsäädännön ja viranomaisten (esimerkiksi Finanssivalvonta, Verohallinto, poliisi ja ulosottoviranomainen) määräysten edellyttämissä tilanteissa. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti sivullisille kuin rekisteröidyn itsensä suostumuksella.

Tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaaminen on osa PYN:in tietosuojaa ja riskienhallintaa. Rekisterinpitäjän käytössä ovat asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: PYN Fund Management Oy, PL 139, 00101 Helsinki tai info(at)pyn.fi.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava rekisteröidyn osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä lainsäädäntö huomioiden.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia siltä osin kuin toimenpiteet eivät ole lain edellyttämiä. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteriin tallennettavien informointi

Tietosuojaseloste on saatavilla rekisterinpitäjältä sekä rekisterinpitäjän internetsivuilta.

Tietojen poistaminen ja säilytysaika

Rahasto-osuusjärjestelmistä poistetaan tiedot, kun lainsäädännöstä ei muuta johdu, eivätkä ne enää ole tarpeen liiketoiminnan kannalta. Esimerkiksi rahasto-osuusrekisterissä olevia rahanpesulain mukaisia asiakkaan tuntemistietoja säilytetään viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Rekisterinpitäjä poistaa rekisteristä rekisteröidyn tiedot myös, jos rekisteröity itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää rekisterinpitäjää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 24.5.2018.