PYN Fund Management Oy:n tietosuojaseloste

1.    YLEISTÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja PYN Fund Management Oy (Y-tunnus: 0665275-5) (”PYN”, ”yhtiö” tai ”me”) kerää, miten käsittelemme henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita noudatamme henkilötietojen käsittelyssä.

Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen suojaamiseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä (yhdessä ”tietosuojalainsäädäntö”). Tietosuojasta huolehtiminen on osa kaikkea toimintaamme. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”sinä” tai ”rekisteröity” tai ”henkilö”) koskevia tietoja, joista henkilö on tunnistettavissa tai voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuojalainsäädännässä on määritelty.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin yhtiön rahastoihin ja muihin palveluihin sekä yhtiön verkkosivuihin ja sosiaalisen median palveluihin ja yhtiön järjestämiin tapahtumiin ja markkinointiin. Tietosuojaselostetta sovelletaan yhtiön asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien sekä työnhakijoiden ja muiden rekrytointiprosesseihin liittyvien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn

Tämän tietosuojaselosteen lisäksi PYN Fund Management Oy:n rahasto-osuusrekisterin osalta ylläpidetään erillistä tietosuojaselostetta, johon voit tutustua PYN:n internetsivuilla.

2.    REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

PYN Fund Management Oy

Osoite: PL 139, 00101 Helsinki (Mannerheiminaukio 1 E)

Sähköposti:

Puhelin: 09-270 70 400

www.pyn.fi

 

Yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Eino Laitinen

Sähköposti:

3.    HENKILÖTIETORYHMÄT, TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

Keräämme vain sellaisia Henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja:

Henkilötietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä

 

Yhteystiedot Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Asiakassuhteen hoitamiseen ja markkinointiin liittyvät tiedot Asiakkuuteen ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palvelun käyttöä koskevat tiedot, luvat ja suostumukset, tiedot yhtiön tapahtumiin osallistumisesta.
Rekrytointiin liittyvät tiedot Työhakemus, CV, haastattelut, soveltuvuustestit ja muu rekrytoinnissa kertynyt aineisto sekä muiden rekrytointiin liittyvien henkilöiden tiedot.
Tekniset tunnistamistiedot ja käyttäytymistiedot Evästetiedot ja IP-osoite.
Vapaaehtoiset tiedot Rekisteröidyn oma-aloitteisesti antaman muut tiedot sekä sähköistä suoramarkkinointia koskeva suostumus.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä yhtiön palveluiden tuottamiseksi ja asiakkaan palvelemiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja rekrytointien hoitamiseksi sekä verkkosivuston toiminnan takaamiseksi.

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi markkinoinnin tai asiakasviestinnän yhteydessä, rekrytoinnin yhteydessä tai yhtiön järjestämissä tapahtumissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla sekä yhtiön verkkosivujen ja muiden sähköisten sovellusten kautta. Markkinoinnin yhteydessä potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja voidaan kerätä myös kolmansien tahojen ylläpitämistä julkisista lähteistä.

4.    HENKIKÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA KÄSITTELYPERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakaspalvelu sekä viestinnän ja asiakassuhteen hoitaminen ja tapahtumien järjestäminen sekä myynti ja markkinointi, myös suoramarkkinointi, mielipide- tai markkinatutkimus tai muu osoitteellinen lähetys sekä yhtiön liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu ja rekrytointien hoitaminen. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä lakisääteisten velvollisuuksien kuten verolainsäädäntöön tai kirjanpitoon liittyvien velvollisuuksien noudattamiseksi ja PYN:n palveluiden turvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi ja väärinkäytösten ehkäisemiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus- ja asiakassuhde yhtiön ja rekisteröidyn välillä. Lisäksi käsittelyn oikeusperusteena on yhtiön lakisääteiset velvoitteet. Asiakasviestinnän ja palveluiden ylläpidon sekä markkinoinnin ja viestinnän osalta tarpeellinen henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhtiön oikeutettuun etuun. Tällä perusteella käsittelemme esimerkiksi asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaiden, tapahtumiin osallistuvien henkilöiden sekä muiden sidosryhmien ja työnhakijoiden henkilötietoja.  Kun Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun, olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä yhtiön oikeutettua etua. Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

5.    HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA TAI SÄILYTTÄMISAIKAA KOSKEVAT KRITEERIT

Asiakkaita koskevat henkilötiedot säilytetään asiakastietojärjestelmässä pääsääntöisesti kymmenen vuotta asiakkuuden päättymisestä, jonka jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa. Markkinointitietoja henkilöistä, jotka eivät ole asiakkaita, säilytetään niin kauan kuin henkilö ei ole kieltänyt tai peruuttanut suostumustaan suoramarkkinointiin, ja aktiivisia markkinointitoimia tehdään.

Rekrytointeja koskevat tiedot ja materiaalit säilytetään pääasiassa 1 vuoden ajan hakemuksen vastaanottamisesta tai rekrytointia koskevasta päätöksestä.

PYN poistaa rekisteröidyn henkilötiedot myös, jos rekisteröity itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Henkilötietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää yhtiötä säilyttämään henkilötietoja, tai muu taho on hakenut turvaamistoimipäätöstä henkilötiedoille.

6.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA MUUT VASTAANOTTAJAT

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä erilaisia palveluntarjoajia ja yhteistyökumppaneita. Varmistamme sopimusvelvoitteilla, että nämä tahot käsittelevät henkilötietoja asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn voivat osallistua esimerkiksi IT- järjestelmiä sekä talous- ja lakipalveluita tarjoavat yhteistyökumppanimme sekä viestintä-, markkinointi- ja mainostoimistot, matka-, majoitus- ja ravintolapalveluja tarjoavia yritykset tai vastaavat yhteistyökumppanit.

Henkilötietoja luovutetaan lainsäädännön ja viranomaisten määräysten edellyttämissä tilanteissa esimerkiksi Finanssivalvonnalle tai rahaston säilytysyhteisölle. Säilytysyhteisön tehtävänä on varmistua siitä, että rahaston toiminnassa noudatetaan lainsäädäntöä, rahaston sääntöjä ja viranomaismääräyksiä sekä hoitaa muita säilytysyhteisölle lainsäädännön mukaan kuuluvia tehtäviä.

Lisäksi voimme joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Voimme myös joutua luovuttamaan henkilötietoja kolmansille osapuolille, mikäli olemme osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä taikka yritysjärjestelyssä.

  • Lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista saa pyydettäessä.

7.    HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLLE

Tämän tietosuojaselosteen nojalla käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (”EU/ETA”). Mikäli Henkilötietoja siirretään EU/ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot tehdään valtioon, jonka osalta Euroopan komissio on antanut tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen, tai siirrot suoritetaan asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen tai EU-U.S. Privacy Shield-järjestelyn mukaisesti.

  • Lisätietoja henkilötietojen siirroista saa pyydettäessä.

8.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötietojen suojaaminen on osa PYN:in tietosuojaa ja riskienhallintaa. Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

9.    REKISTERÖIDYN OIKEUDET OMIIN HENKILÖTIETOIHINSA

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet henkilötietoihinsa.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista.
Oikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännössä asetettujen edellytysten mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

PYN pyrkii myös oma-aloitteisesti poistamaan ja korjaamaan havaitsemansa virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.

Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, PYN rajoittaa tietoihin pääsyä.

Oikeus käsittelyn vastustamiseen Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan luettuna profilointi Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vastustaa automaatista päätöksentekoa.
Oikeus peruuttaa suostumus Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Perumisella ei ole vaikutusta sitä edeltävään käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Kun haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, tee meille sitä koskeva pyyntö postitse tai sähköpostitse. (yhteystiedot tietosuojaselosteen alussa).

Varaudu siihen, että tarkistamme henkilöllisyytesi ennen tietojen antamista, minkä takia voimme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Vastaamme pyyntöösi kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos emme voi suostua pyyntöösi, ilmoitamme siitä kirjallisesti. Voimme kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta) esimerkiksi PYN:n lakisääteisen velvoitteen tai lakisääteisen oikeuden johdosta.

10.  OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät tästä.

11.  MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Kehittämme jatkuvasti palveluitamme ja voimme sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan verkkosivuillamme.

 

Tämä tietosuojaseloste on saatavilla yhtiön toimipisteessä ja internetsivuilta.

Tietosuojaseloste on julkaistu 28.1.2020.